Hauptversammlung / Hauptversammlungsbeschlüsse
Gemäß § 130 AktG ist jeder Beschluss der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft (AG) durch eine über die Verhandlung notariell aufgenommene Niederschrift zu beurkunden. Gleiches gilt für jedes Verlangen einer Minderheit nach § 120 Abs. 1 Satz 2, § 137 AktG. Nur bei nichtbörsennotierten Gesellschaften reicht eine vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu unterzeichnende Niederschrift aus, soweit keine Beschlüsse gefasst werden, für die das Gesetz eine Dreiviertel- oder größere Mehrheit bestimmt.
In der notariellen Niederschrift sind der Ort und der Tag der Verhandlung, der Name des Notars sowie die Art und das Ergebnis der Abstimmung und die Feststellung des Vorsitzenden über die Beschlussfassung anzugeben. Bei börsennotierten Gesellschaften umfasst die Feststellung über die Beschlussfassung für jeden Beschluss auch
- die Zahl der Aktien, für die gültige Stimmen abgegeben wurden,
- den Anteil des durch die gültigen Stimmen vertretenen Grundkapitals am eingetragenen Grundkapital;
- die Zahl der für einen Beschluss abgegebenen Stimmen, Gegenstimmen und gegebenenfalls die Zahl der Enthaltungen.
Abweichend hiervon kann der Versammlungsleiter die Feststellung über die Beschlussfassung für jeden Beschluss darauf beschränken, dass die erforderliche Mehrheit erreicht wurde, falls kein Aktionär eine umfassende Feststellung verlangt.
Die Belege über die Einberufung der Versammlung sind der Niederschrift als Anlage beizufügen, wenn sie nicht unter Angabe ihres Inhalts in der Niederschrift aufgeführt sind. Die Niederschrift ist sodann von dem Notar zu unterschreiben. Die Zuziehung von Zeugen ist nicht nötig.
Unverzüglich nach der Versammlung hat der Vorstand eine öffentlich beglaubigte bzw. eine vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats unterzeichnete Abschrift der Niederschrift und ihrer Anlagen zum Handelsregister einzureichen. Dies geschieht auf elektronischem Wege über den/einen Notar.
