Hinweise zur Datenverarbeitung (Anwaltschaft)​

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher:

Notar Dr. Tobias Timo Weitz, Notarin Marjan Susanne Gallina und Lankau Weitz Gallina Rechtsanwälte & Notare PartGmbB

Vertretungsberechtigte Partner: Rechtsanwalt und Notar a.D. Dr. h.c. Ingo-Endrick Lankau, Rechtsanwalt und Notar Dr. Tobias Timo Weitz, Rechtsanwältin und Notarin Marjan Susanne Gallina, Rechtsanwältin Anne-Kathrin Pantaleon genannt Stemberg, Rechtsanwalt Jan Lukas Möller und Rechtsanwalt Thorsten Harnack

Deutsche-Telekom-Allee 1 in 64295 Darmstadt, Deutschland

E-mail:
anwalt@kanzlei-lwg.de
notar@kanzlei-lwg.de

Telefon: +49 (0)6151/9581-0)

Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Frau Birgit Bachmann oder bachmann@kanzlei-lwg.de erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir regelmäßig – je nach Mandat – folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse (Achtung: Sollten Sie von sich aus mit uns per herkömmlicher/unverschlüsselter e-mail in Kontakt, gehen wir von einer konkludenten Einverständniserklärung mit herkömmlichem/unverschlüsseltem e-mail-Verkehr aus. Sollten Sie hiermit nicht einverstanden sein, bitten wir um entsprechende Mitteilung.)
• Anschrift, Rechnungsanschrift
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Rechtsschutzversicherungsdaten
• Bankverbindung
• Weitere Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich oder notariell beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, § 50 BRAO) und Notare (Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre; Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre; Nebenakten: 7 Jahre; Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre, § 5 DONot) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder aus haftungsrechtlichen Gründen für uns ein berechtigtes Interesse an einer längeren Speicherung nach Art 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO besteht oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an unsere Auftragsverarbeiter, Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte), Rechtsschutzversicherer sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die AufsichtsbehördeIhres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an anwalt@kanzlei-lwg.de.

Informationen zum Datenschutz (Notar)

Wer ist verantwortlich, an wen können sie sich wenden? 

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in notariellen Tätigkeiten ist der Notar, namentlich Herrn Notar Dr. Tobias Timo Weitz mit Amtssitz in Darmstadt. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den Notar oder an dessen Datenschutzbeauftragte, Frau Birgit Bachmann (Deutsche-Telekom-Allee 1, 64295 Darmstadt oder bachmann@kanzlei-lwg.de).

Welche Daten werden verarbeitet und woher kommen die Daten?

 Der Notar verarbeitet personenbezogene Daten, die er von den Beteiligten selbst oder von von den Beteiligten beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut etc.) erhält, wie z.B.

• Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall auch Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adressen;
• bei Immobiliengeschäften die steuerlichen Identifikationsnummern
• in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zur familiären Situation und zu Vermögenswerten sowie gegebenenfalls Angaben zur Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation der Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten der Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- Oder-Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem werden Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern, verarbeitet.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Der Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e der Datenschutzgrundverordnung, DS-GVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und gegebenenfalls weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für den Notar geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für den Notar zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von dem Notar bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass der Notar die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

An wen werden Daten weitergegeben?

Der Notar unterliegt einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter des Notars und sonst von dem Notar Beauftragten.

Der Notar darf ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit er dazu im Einzelfall verpflichtet ist, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist der Notar unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder die zuständige Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Daten nur weitergegeben, wenn der Notar hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet ist oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder, wenn und soweit ein Urkundsbeteiligte in einem Drittland ansässig ist.

Wie lange werden Daten gespeichert?

Der Notar verarbeitet und speichert personenbezogene Daten im Rahmen seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Ergänzend wird auf die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot), abrufbar unter https://www.notar.de/der-notar/berufsrecht/dienstordnung verwiesen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungs- und Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern der Notar nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Aufbewahrung oder Speicherung verpflichtet ist.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht

• Auskunft darüber zu verlangen, ob der Notar personenbezogene Daten über Sie verarbeitete, wenn ja, zu welchen Zwecken der Notar die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten der Notar verarbeitete, an wen die Daten gegebenenfalls weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ebenfalls gespeichert werden sollen und welche Rechte ihnen zustehen;
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die beim Notar gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen beim Notar gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen;
• Löschungen der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vergleiche Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist;
• vom Notar zu verlangen, dass der Notar ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeitet, während der Notar beispielsweise ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüft, oder gegebenenfalls, wenn der Notar ihren Löschungsanspruch ablehnt (vergleiche Art. 18 DS-GVO);
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit der Notar seine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder sein Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben;
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für Herrn Notar Dr. Tobias Timo Weitz zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde werden.